“Kaç uygulamamız var?” sorusunu sorduğumda üç farklı cevap aldım: BT’den 60, satın almadan 90, güvenlikten 140. Fark, herkesin farklı bir şeyi “uygulama” saymasından geliyordu.
Portföy yönetimi bu tanımı netleştirmekle başlar, teknolojiyle değil.
Ne sayılır, ne sayılmaz
Çalışan bir tanım şudur: bir iş sürecini destekleyen, kendi verisi olan ve kullanıcısı bulunan yazılım. Bu tanımla bir Excel makrosu da uygulamadır — ve öyle sayılmalıdır, çünkü kritik süreçlerin şaşırtıcı bir kısmı orada yürür.
Sayılmayanlar: altyapı bileşenleri (veritabanı sunucusu, güvenlik duvarı), kütüphaneler, tek kullanıcılık yardımcı araçlar.
Sınırda kalanları tartışmayın; listeye alın ve “düşük önem” olarak işaretleyin. Envanterin amacı mükemmel taksonomi değil, karar verebilmektir.
İki eksen yeter
Her uygulamayı iki eksende puanlayın. Karmaşık modeller kurmayın; iki eksen kararların yüzde sekseninini verir.
İş değeri: Bu uygulama olmasa ne olur? Süreç durur mu, yavaşlar mı, yoksa kimse fark etmez mi? Puanı iş birimi verir, BT değil.
Teknik sağlık: Destekleniyor mu, güncel mi, bilen kaç kişi var, entegrasyonları ne kadar kırılgan? Puanı BT verir.
Dört kadran çıkar ve her biri farklı bir eylem gerektirir:
Yüksek değer, iyi sağlık → Koruyun ve yatırım yapın. Buraya bütçe akmalı.
Yüksek değer, kötü sağlık → En acil kadran. Yenileme ya da değiştirme planı gerekir. Kurumun asıl riski buradadır: kritik iş, çürüyen teknoloji.
Düşük değer, iyi sağlık → Dokunmayın. Çalışıyor, ucuz, sorun değil. Buraya modernizasyon yapmak, en sık görülen kaynak israfıdır.
Düşük değer, kötü sağlık → Emekliye ayırın. En kolay kazanç burada.
Emekliye ayırmak neden zordur
Teknik olarak kolay, politik olarak zordur. Her uygulamanın bir savunucusu vardır ve genelde o kişi “ama X departmanı hâlâ kullanıyor” der.
Bu itirazı veriyle karşılayın. Kullanım günlüklerine bakın: son 90 günde kaç farklı kullanıcı giriş yaptı? Cevap “üç” ise tartışma biter. Cevap “kırk” ise savunucu haklıdır ve puanı düzeltirsiniz.
Ölçüm yoksa tartışma fikirler üzerinden yürür ve emekliye ayırma hiç gerçekleşmez. Bu yüzden portföy çalışmasının ilk teknik adımı, kullanım verisi toplamaktır.
Gizli maliyetleri de sayın
Bir uygulamanın maliyeti lisans bedeli değildir. Şunlar da vardır ve genelde hiç hesaplanmaz:
Üzerinde çalıştığı sunucunun ve yedeklemesinin maliyeti. Entegrasyonlarının bakımı. Eski işletim sistemi gerektiriyorsa, o sistemi ayakta tutmanın güvenlik bedeli. Ve en pahalısı: onu bilen tek kişinin zamanı.
Son kalem çoğu zaman lisanstan büyüktür. “Bu uygulama bize yılda 12 bin lira” derken, aslında bir kişinin yılın iki haftasını yediğini hesaba katmıyorsunuzdur.
Yenileme mi, değiştirme mi, sarmalama mı
Kötü sağlıktaki yüksek değerli uygulamalar için üç yol vardır.
Yenileme (rewrite): En pahalı ve en riskli. Yalnızca iş mantığı gerçekten anlaşılmışsa ve belgelenmişse düşünülür. “Nasıl çalıştığını kimse bilmiyor” durumunda yenileme, bilinmeyen kuralları yeniden keşfetme projesine döner ve süresi ikiye üçe katlanır.
Değiştirme (hazır ürün): Süreç standart ise en verimli yol. Ama hazır ürün, sürecinizi ürüne uydurmanızı gerektirir. Bu uyumu kabul etmiyorsanız özelleştirme başlar ve altı ay sonra elinizde bakımı yenilemeden zor bir ürün olur.
Sarmalama (strangler): Eski uygulamayı yerinde bırakıp önüne bir arayüz koyup parça parça devralmak. En düşük riskli yoldur ve en uzun sürer. Kritik ve karmaşık sistemlerde genelde doğru cevaptır — ama ancak bitirme takvimi varsa. Takvim yoksa sarmalama, kalıcı olarak iki sistemi birden yaşatmaya dönüşür ve maliyet artar.
Yılda bir, aynı tabloyla
Portföy çalışması bir kerelik proje değildir. Yılda bir kez, aynı iki eksenle tekrarlayın ve önceki yılın puanlarıyla yan yana koyun.
Hareketi görmek tek tek puanlardan daha değerlidir. Sağlığı düşen bir uygulama, henüz kriz değilken görünür hâle gelir. Değeri düşen bir uygulama, emeklilik listesine kendiliğinden yürür.
Nasıl anlarsınız
İki sayıyı takip edin.
Portföydeki uygulama sayısı. Sürekli artıyorsa emekliye ayırma süreci işlemiyordur. Sağlıklı bir portföyde her yıl birkaç uygulama listeden çıkar; yalnızca eklenen bir liste, envanter değil birikimdir.
“Kötü sağlık, yüksek değer” kadranındaki uygulama sayısı. Bu, kurumun taşıdığı gerçek riskin en dürüst göstergesidir. Bu sayı azalmıyorsa modernizasyon bütçesi yanlış kadrana harcanıyordur — genelde de “düşük değer, iyi sağlık” kadranına, çünkü orası teknik olarak en eğlenceli olanıdır.